Organisation #3: Feuille de contacts

Dernier post « organisation » pour aujourd’hui, et non le moindre: les contacts!

Le jour de votre mariage, vous risquez fort d’être débordée/submergée par l’émotion/assaillie de toutes parts/… et ce ne sera donc pas  vous de vous occuper des petits accros.

Si vous avez un wedding planner et/ou un maître de cérémonie, souriez et passez votre chemin: ils gèreront tout pour vous.

Si vous n’en avez pas (ce qui est aussi mon cas), ne passez surtout pas votre chemin, mais souriez quand même: j’ai ce qu’il faut pour vous aider!

Imaginons que votre chorale arrive à l’église et que celle-ci est fermée… Ou que vous arriviez à votre salle, et que vous ne trouviez pas le matériel loué… Ou que votre fleuriste n’ait pas de trace de vote commande… Ou … (Ok, j’arrête là, je vous vois devenir toute pâle!).

Vos proches risquent fort de ne pas savoir quand vous avez commandé, si vous aviez payé un acompte, ce qui avait été convenu, etc.

Voilà donc ma solution: une feuille de contact où vous noterez les différents postes (traiteur, salle, fleuriste,…) ainsi que leur nom, leur numéro de téléphone et les détails de votre commande. N’hésitez pas à y agrafer vos bons de commandes photocopiés. Ajoutez-y les coordonnées de vos témoins, de vos parents, qui risquent d’être utiles le jour J. Photocopiez ensuite cette feuille et distribuez-la à vos proches pour qu’ils puissent avoir toutes les infos sous la main en cas de souci.

Vous n’avez plus qu’à rester zen et à télécharger ce document ici: Contacts La mariée aux Repetto

Bon we à toutes et tous! Je vous souhaite déjà un très joyeux Noël entourés de tous vos proches…

 

Organisation #1: Une liste des photos indispensables

Coucou tout le monde! Désolée d’être un peu moins présente pour le moment, mais c’est une période chargée! Entre les courses de Noël, mon ptit bonhomme, les examens de mes élèves à corriger, les préparatifs du mariage et les microbes … Lire la suite

Mission #4: Comment réaliser son plan de table?

Vous avez plein d’idées de déco grâce à mon post précédent. Maintenant, il va falloir décider qui mangera par terre la place de chaque invité. Armez-vous de (beaucoup de) patience. Réfléchissez. Restez zen. Et suivez mes conseils! Pour réaliser votre … Lire la suite

Mission #3: Où commander ses faire-part?

Je vous le disais dans le post précédent, le choix du faire part peut vite tourner à la prise de tête.

Nous cherchions un faire-part classique mais soigné, pas kitsch, de bonne qualité, joli et surtout pas trop cher.

Nous avons commencé par demander plusieurs devis dans les imprimeries bruxelloises et nous sommes vite rendu compte que c’était tout à fait hors budget. En effet, à chaque changement de plaque d’impression (c’est à dire pour chaque type d’invitation par exemple), un montant de 100 à 150€ est demandé. Il faut encore ajouter à cela le coût de l’impression, le coût du papier, des enveloppes,…

Pour vous donner un exemple concret, nous arrivions à 1500€ pour 150 faire-part!! Tout à fait hors budget donc.

Deuxième étape, demander à un créateur trouvé sur internet un faire-part « sur mesure » sur base d’un modèle existant. L’avantage ici est que le dialogue avec le créateur est enrichissant, que les faire-part sont totalement personnalisables et donc adaptés à ce que vous recherchez. malheureusement, ici aussi, le budget était trop élevé pour nous (1000€ pour 150 faire-part).

Nous nous sommes donc résolus à commander nos faire-part sur internet. Plus de stress ici, car on ne « touche » pas le papier, moins de personnalisation, mais un budget très raisonnable: 650€ pour 150 faire-part.

À vous donc, en fonction de votre budget et de vos envies, de choisir la manière la plus adaptée de commander vos faire-part.

Mission#2: Les faire-part

Ca y est, la date est fixée, la salle et le traiteur réservés.

Passons à la suite: les faire-part!

Si vous pensez que cette étape sera une formalité: détrompez-vous!!

Voici mon guide de survie:

  • Déterminez avec Loulou si vous les faites vous-mêmes (mais dans ce cas-là, ce serait bien que 1 des 2 s’y connaisse un minimum, sauf si vous voulez envoyer un mail ou suivre 3 mois de cours) ou si vous les faites faire.
  • Si vous les faites faire, demandez des devis. Et asseyez-vous en les lisant.
  • Déterminez le nombre de faire-part. Pas si facile, croyez-moi! Demandez à vos parents de vous remettre leur liste d’invités, comptez, recomptez et prévoyez de la marche (« Meeerde, on a oublié Mamy! »)
  • Déterminez à quelle partie de la journée vous invitez chaque personne (C’est là où ça commence à être drôle!). Il faudra donc des cartons d’invitations différents en fonction des personnes, à glisser dans le faire-part. Ici aussi, comptez, recomptez et prévoyez de la marge.
  • Choisissez la forme que prendra votre faire-part. Attention aux formats non-normalisés qui nécessitent 2 timbres.
  • Écrivez les textes. Si vous voulez éviter une guerre civile, faites-les relire par vos parents (« Quoi, tu ne notes pas nos noms?! Mais on paaaye!! »)

Une fois que la commande est passée, reposez-vous.

Vous pensiez avoir fini? Bien sûr que non!

Faites le point sur vos invités, sur la façon de donner le faire-part (en mains propres ou via La Poste), sur les adresses manquantes. Envoyez des mails. Recommencez. Téléphonez. (Certaines adresses semblent mieux gardées que la prison de Forest). Et NOTEZ-LES!

La clé de la réussite réside dans l’organisation (je vous le disais!), créez donc un tableau Word ou Excel ou vous noterez au fur et à mesure toutes les infos que vous recevez, la date d’envoi des faire-part,… Ca vous évitera (peut-être) une crise de nerfs.

[Et comme je suis toujours aussi sympa, je peux bien sûr vous envoyer ce document, si vous le demandez gentillement]

Mission #1: trouver une salle

Nous avons (assez logiquement il me semble) commencé par chercher une salle.

Si vous ne vous êtes pas encore attelée à cette tâche, voici mes conseils:

  • Établissez la liste des invités à la réception, au repas et à la soirée pour savoir si la salle pourra accueillir tout le monde . En plus, certaines salles sont gratuites si vous avez un nombre minimal de personnes au repas, ça pourra donc influencer fortement votre choix.
  • Établissez un tableau sur Word ou Excell permettant de comparer exactement les salles.
  • En effet, certaines parlent de montant HTVA, d’autres TVA comprises, certaines font payer le nettoyage/les housses de chaises/les nappes/le personnel,…. Il devient donc vite IMPOSSIBLE de s’y retrouver. Mon astuce: créez un tableau avec les différentes salles à l’horizontale, les différents postes à la verticale. Calculez le prix de chaque salle pour 100 personnes à la réception, au repas et à la soirée. Comparez des services équitables: comptez le nettoyage, le personnel, le menu,… Cette étape demande beaucoup d’énergie (contacts avec les prestataires) mais permet de se faire une idée précise des différents lieux. Et au final, ce n’est pas toujours celle qui semblait hors de prix qui l’est…
    [Et comme je suis super sympa, je vous enverrai le tableau par mail si vous me le demandez]
  • Réunissez vos familles et discutez clairement du budget: vos parents comptent-ils vous aider? Si oui, combien sont-ils prêts à vous donner? Cette étape est un peu délicate mais indispensable si vous voulez éviter des mauvaises surprises…
  • Réfléchissez aux caractéristiques indispensables de votre salle: accessibilité en cas de neige (je parle d’expérience!), accessibilité aux personnes à mobilité réduite, espace pour les enfants, heure maximale pour la fête,… Certains points qui sont non négociables pour vous doivent être vérifiés immédiatement.

Bon courage dans vos recherches et n’hésitez pas à me contacter!